Подобрена е ефективността на общинска администрация в Ямбол

17.09.2014 | Автор: Пресцентър

От месец февруари до месец април 2014 г. в рамките на Дейност 3 „Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация” беше извършен функционален анализ на общинска администрация - Ямбол, който включваше 5 етапа: планиране и подготовка на функционалния анализ, провеждане на функционалния анализ, анализ на текущото състояние, включващ анализ на релевантността на функциите, ефективността на дейността, ефикасността и икономичността на дейността, формулиране на конкретни предложения и препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области и приключване на функционалния анализ.

Конкретните методи, които бяха използвани, включваха проучване на документи и информация, цялостен преглед на действащото законодателство, анализ на законодателството, уреждащо задачите, дейностите, устройството и управлението на Общинска администрация Ямбол, преглед на вътрешни актове- документи за управление и развитие на общинската администрация /методологии, вътрешни правила, процедури, инструкции, механизми, системи и наръчници/;преглед на стратегически документи /планове, програми и др./, експертна оценка.

За целите на анализа бяха проведени анкетни проучвания чрез предварително разработени въпросници /за служители на ръководни длъжности и за служители на експертни длъжности/.Въпросникът беше попълнен от общо 90 служители, от които 19 ръководители и 71 служители на експертни длъжности.

Въз основа на направените констатации и изводи бяха очертани основните области за подобрения и бяха формулирани конкретни предложения за подобрения в областта на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на Общинска администрация- Ямбол.

Чрез експертна оценка бяха изведени основните констатации и изводи за силните и слаби страни на областите на политика, правомощията на органа на власт, релевантност на функциите, ефективност и ефикасност на дейността на администрацията на община Ямбол. Този метод беше ключов при формулирането на препоръките във изготвения План за действие.

На 8 май 2014 г. на организирана кръгла маса със заинтересованите страни в залата на община Ямбол бяха представени резултатите от проведения функционален анализ на община Ямбол, както и препоръките и Плана за действие.

Проведеният функционален анализ изведе необходимостта от подобрения в следните области: Областите на дейност, за които отговаря органът на власт и неговите правомощия; Функциите на вътрешните звена; Стратегическо и оперативно планиране; Управление на изпълнението; Прилагане на процедура за определяне и отчитане на годишни цели на администрацията; Подобряване на ефикасността и икономичността чрез прилагане на процедура за измерване и оценка на изпълнението.

В рамките на Дейност 4. „Изпълнение на плана за действие” бяха внедрени мерките за подобряване на работните процеси и административната ефективност.

Екипа за провеждане на анализа разработи конкретни нормативни, административни и организационни мерки и документи за подобряване на работните процеси и административната ефективност в общината:

• Актуализиран Устройствен правилник на общината;

• План за управление на промяната;

• Нова процедура за разработване на годишни цели на общинската администрация и на административните звена;

• Нова процедура за измерване и оценка на изпълнението на общинската администрация и на административните звена в нея;

• Цели на администрацията на община Ямбол за 2014 г.

• Актуализирани 24 от най-използваните административни услуги в общината.

С цел да се осигури процеса на внедряване и поддържане на системите за управление и организационно усъвършенстване в община Ямбол, в изпълнение на Дейност 5 - „Провеждане на съпътстващи обучения за прилагане на новите правила”, служителите на общинската администрация преминаха съпътстващо обучение, по време на което придобиха знания и практически умения за използване и прилагане на разработените процедури и документи за управление и развитие на общината. Целта на обучението беше да се постигне адекватно на съвременните стандарти ниво на местния административен капацитет. Във връзка с изпълнението на дейността бяха организирани и проведени 4 еднодневни обучения за 147 служители от общинската администрация, които се проведоха в периода 1 – 4 юли 2014 г. в сградата на община Ямбол. По интерактивен начин като част от обучението, Изпълнителят представи и темата за стратегическото планиране и целеполагане.

При подготовката и изпълнението на всички дейности по проекта беше осигурявана информираност, публичност и прозрачност за възможно най-голяма част от обществеността, свързано с начина на финансиране на проекта, целите и дейностите, заложени в него, както и за резултатите от изпълнението на тези дейности. Информация за хода на проекта регулярно беше публикувана на електронната страница на община Ямбол, бяха публикувани две статии в местно печатно издание, проведени две пресконференции и разпространени информационни материали /брошури/ по проекта. В рамките на дейността беше изработен 90-секунден видеоклип и осъществени 20 излъчвания в местна медия, което допринесе за информиране на широката общественост за настъпилите промени в администрацията, в резултат от изпълнението на проекта. Заснетият видеоклип се пуска и на монтирания екран в Центъра за услуги и информация, като това гарантира достигането му до още по-голям кръг от хора.

РЕЗУЛТАТИТЕ

Изпълнението на дейностите по проекта доведе до подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената на общинската администрация. Реализирането на проекта създаде нормативни, административни и организационни предпоставки за подобряване на ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация посредством разработените на база Плана за действие нови документи за подобряване на работните процеси и административната ефективност в общината.

В резултат от проведените обучения се повиши административния капацитет и конкурентоспособността на служителите, което мотивира и създаде нова позитивна и съвременна посока за по-качествено административно обслужване.

“Проектът е поредната стъпка, която аз и моят екип предприехме, за да повишим ефективността на работа на администрацията. Още от самото начало, откакто съм влязъл в общината като кмет, това е била една от основните ми цели”, каза кметът на Ямбол Георги Славов в клип, който днес бе представен на заключителната пресконференция от секретаря на общината Антон Кабрански. “Над 100 000 души ползват услугите на Общината и е факт, че обслужването се е подобрило. “Средно 2 до 5 минути отнема на общинската администрация да обработи документите на един гражданин”, допълни в заключение Кабрански.